E-posti etikett: näpunäited paremate e-kirjade jaoks

Sisu

• E-posti etikett: näidake empaatiat ja kombeid
• E-posti liiklus: ametlikud eeskirjad
• E-posti etikett: hoidke seda lühikesena
• Etiketi näpunäide: kirjutage lühidalt
• Etiketi näpunäide: väljendage ennast selgelt
• Etiketi näpunäide: püsige sõbralik
• Etiketi näpunäide: tehke ilma irooniata. alati
• Etiketi näpunäide: hoidke linkidega säästmist
• Etiketi näpunäide: vältige manuseid
• E-posti etikett: reageerimisvõime loeb
• E-posti etikett: kas e-post on tõesti vajalik?

Professionaalne kirjavahetus käib tänapäeval sageli nii: paari e-kirja tippimine kiiresti; Turustaja võimalikult suur, vastutus seetõttu väike; Tervitused, õigekiri, tervitused - vahet pole. Peamine on see, et sõnum oleks väljas. Saada. Klõpsake nuppu. Valmis. Probleem: rämpspost töötab samamoodi. Mis siin tähelepanuta jäetakse, on omamoodi etikett e-kirjavahetuse hea tooni eest - a E-posti etikett. Me jõuame sellele kohe järele ...

E-posti etikett: näidake empaatiat ja kombeid

Selles pole küsimust: meilid on kasulikud abilised kui rääkida näiteks lühidalt konverentside või telefonikõnede vestluste tulemustest dokument ja kõigile asjaosalistele (või takistatud) vormiriietus Teadmised hoolima. E-kirjad tagavad suurema vastutuse - kuid neid saab kasutada ka kahtluste korral tõend olla see, millest tegelikult on räägitud, kui tekib lahkarvamusi.

Kuid seal, kus on valgus, on ka vari. Ja nii ei põhjusta mitte ainult mõned meilid iseenesest igasuguseid asju Erimeelsused ja pahameel. Kiiruga saadetud taotlus siia, impulsiivne reaktsioon seal, mõned kirjutamisvead ja stiilipuudus - saajal on autorist juba negatiivne kuvand ja seega võib-olla algav konflikt. E-posti üks eripära on see, et see tekitab rohkem emotsioone, kui see tegelikult sisaldab.

The Etiketi põhimõte heade kommete puhul on see alati järgmine: Kõigepealt pane ennast kingisaaja kingadesse! Kuidas võiks kirjutamine ja e-post teda mõjutada? Ja vastupidi, te ei tohiks iga sõna panna sissetulevate kirjade kuldkaalule - lihtsalt sellepärast, et teised seda ei tee kombed see ei ole luba enda rööbastelt maha sõitmiseks. Vastupidi: need, kes jäävad siin enesekindlaks, ei tõesta lihtsalt Lastetubaaga tõeline ülevus.

Parim on järgida Interneti-teerajaja nõuandeid John Postel:

Ole liberaalne selles, mida sa aktsepteerid - ole konservatiivne selles, mida sa edastad.

Hea savi üks põhireegleid on see Lugege e-kiri uuesti läbi, enne kui klõpsate nupul "Saada": Hääled ...

• Tervitus?
• Tonaalsus?
• Grammatika?
• Kirjavahemärgid?
• Õigekiri?
• Tervitades?
• Allkiri?

Kuna enamikul e-posti programmidel on nüüd a Õigekirja kontroll vigu peetakse õigustatult lohakuse märgiks. Aga sellepärast, et samal ajal Autokorrektsioon ei tööta alati ideaalselt, siis ei tohiks neile pimesi loota.

Saksa halb harjumus, Väljenda kriitikat otse, pole ka tegelikult e-kirjades soovitatav: enamikus teistes riikides ei peeta seda toornafta jaoks eriti diplomaatiliseks ebaviisakasja kui selles riigis oma tooni valesti hindate, võite ka ennast sassi ajada - sest nüüd on halb stiil dokumenteeritud ka kirjalikult.

Kuid kasutamine Emotikonid ärimeilides. Nad tunduvad lihtsalt liiga mängulised ja ebaprofessionaalne. Parem nokitsege oma lauset, kuni see ütleb täpselt, mida te mõtlete. Emotikonid on siis igatahes üleliigsed.

E-posti liiklus: ametlikud eeskirjad

Alates 2007. aastast kehtivad postiliiklusele juriidilised vorminõuded: Näiteks tuleb täpsustada ettevõtte juriidiline vorm ja asukoht, registrikohus ja äriregistri number ning tegevdirektori ees- ja perekonnanimi. Piisavalt sageli lisavad ettevõtted e-kirja lõppu ka andmekaitselõike. Ideaalis salvestatakse selline kohustuslik teave otse allkirja, sest puuduva või vale teabe eest saab hoiatada.

E-posti etikett: hoidke seda lühikesena

Kas sa oled kunagi olnud Juhatuse e-kirjad nähtud? Need on harva pikemad kui neli kuni kuus rida, kui üldse. Miks? Kuna juhtidele meeldib Churchillist kinni pidada: See, mis vajab rohkem teksti, pole piisavalt läbi mõeldud.

Tegelikult upub enamik meist täna ühte Meilide üleujutus. Iga tarbetu ja tarbetult pikk ning jutukas meil varastab meie väärtuslikku aega. Igal juhul ei muuda saatja ja saastaja ennast populaarsemaks - nagu nemadki Postiterroristidkes klõpsavad alati nuppu "Vasta kõigile", isegi kui küsiti ainult kohtumise kinnitust ja see pakub huvi ainult kutsuvale korraldajale ...

The Lühiduse ja selguse kunst seepärast algab Teema sõnastamine: Adressaat peab nägema silmapilkselt, mis postiga on tegemist. Seetõttu on need täiesti kasutud Koostised nagu "küsimus" või "oluline", kuna pole stiimulit tegutsemiseks. Ei aita ka sõnumi prioriteedi seadmine "kõrgele".

E-kirja võimalikult kiiresti sihtkohta jõudmiseks peate järgima ka järgmisi e-kirjade etiketi reegleid:

1. Etiketi näpunäide: kirjutage lühidalt

   Kirjutage e-kirju vastavalt maksimumile: nii palju kui vaja, nii vähe kui võimalik. Esiteks ei tohiks saata teateid, mis on pikemad kui A4-leht. Ja kuna ekraanil olevat teksti on raskemini loetav, peaksite jagama e-kirja mitmeks lühikeseks osaks (kuid võimaluse korral mitte rohkem kui kolmeks). Lisaks vältige pikki selgitusi ja pesastatud lauseid. Need maksavad teile palju aega kirjutades ja saajale lugedes. Samuti on kurnav lugeda pikki e-kirju nutitelefonist. Enamik neist ei loe selliseid kirju esiteks.

   
   
   
   

2. Etiketi näpunäide: väljendage ennast selgelt

   Vältige liigseid võõrsõnu, denglishi loomingut ja liigset tehnilist žargooni. Selge keel ja lühikesed laused muudavad selle saajale lihtsamaks. E-kirjad pole ei romaanid ega luuletused (vähemalt mitte professionaalsed e-kirjad). Peaksite oma e-kirjas punkti jõudma kiiresti ja arusaadavate sõnadega. Seetõttu tuleks võimaluse korral vältida ka lühendeid. Mitte kõik seltskonna liikmed ei tunne neid ja nad tunduvad alati kirjutamise suhtes pisut laisad, moto: Mul pole teie jaoks aega! Rääkimata sellest, et oleme a SgDuH, s.t. Saadud lisad lk. Prot d. Iste z.K. MfG CS lihtsalt jube loeb.

3. Etiketi näpunäide: püsige sõbralik

   Viisakat või vähem viisakat hääletooni saab eristada ka e-kirjadest. Näiteks kui kirjutate suurtähtedega või kui asetate asjatult palju hüüumärke või isegi mitu kutsungit järjest, kuuleb adressaat seda nagu valju karjumist. Viisakas tervitus ja sõbralik hüvastijätt on nagunii põhinõuded.

   
   

4. Etiketi näpunäide: tehke ilma irooniata. alati

   Irooniat on kirjalikus vormis sageli isegi raskem lahti mõtestada kui sõnalises vormis. Vältige äritehingutes seda kohe algusest peale. See tundub alati üleolev. Parimal juhul kuuluvad iroonilised naljad kohvikööki.

5. Etiketi näpunäide: hoidke linkidega säästmist

   Kasutage e-kirjade linke väga hoolikalt. Sageli hajutavad nad e-posti tegelikust sisust tähelepanu. Mõnikord muudavad need ka seoste mõistmise lihtsamaks. Näiteks kui soovite, et teid teavitataks e-posti teel millestki, mille olete Internetist avastanud. Nendel juhtudel on linkidel mõtet - aga alles siis. Lisanipp: lisage lingid kirja lõppu - nagu allikas. Nii et saaja saab kõigepealt konteksti lugeda ja aru saada, seejärel ise otsida.

6. Etiketi näpunäide: vältige manuseid

   Muidugi ainult seal, kus see on võimalik. Kuid lugejal on manuse avamine ja selle lugemine tülikas ja aeganõudev. Seda teevad väga vähesed. Püüdke lisada teavet, mis on oluline ja tuleb lugeda e-kirja tekstist. Kui aga soovite (või peate) saatma oma e-kirjaga manuseid, ei tohiks need olla liiga suured ja seeläbi saaja postkasti üle koormata. Võrdlusalusena võite silmas pidada viit megabaiti; teie e-posti manus ei tohiks seda suurust ületada. Ärge unustage ka lõpus uuesti kontrollida, kas tekstis nimetatud lisa on tegelikult lisatud. Vastasel juhul annate saajale märku, et olete hajameelne. See ei kajasta teie tööd hästi.Ja: enne e-kirja saatmist avage lisatud dokumendid uuesti, et kontrollida, kas need on tõesti õiged.

   
   

E-posti etikett: reageerimisvõime loeb

E-posti suurim eelis on ka selle puude: kiirus. Kui saate sõnumeid kiiresti saata, eeldate tavaliselt kiiret vastust. 24 tunni jooksul - see on rusikareegel - saatja peaks saama vastuse, isegi kui see on ainult see, et kinnitate kirja kättesaamist ja ütlete, millal seda töötlete.

E-posti etikett: kas e-post on tõesti vajalik?

Paremate meilide jaoks teine ​​tähtsam etiketireegel seab need aga põhimõtteliselt kahtluse alla:

• See on tõesti vajalikselle meili saatmiseks?
• Kas see on õige? Adressaadid - või võib see olla ka muu / vähem?

Rusikareegel: See, keda see (tegelikult) puudutab, on adressaat; kes peaks kirja saama ainult oma teadmiste pärast (kuid ei pea reageerima), on määratud koopiasse (CC). Pimekoopiaid (BCC) peaksite saatma ainult erandjuhtudel - näiteks kui te ei soovi, et kõik teaksid, kes uudiskirja saavad.

Vastasel juhul peaks igaüks endalt küsima, kas võib-olla on parem telefoni kasutada e-posti asemel. Palju saab ikkagi kiiremini ja ennekõike võluvamalt selgeks teha - ilma a Jala pingpong tekib see, mis lõpuks kõiki tüütab.