Konverentskõne: näpunäited ettevalmistamise, kulude, mõõdukuse kohta

Sisu

• Mis on konverentskõne?
• Kuidas konverentskõne töötab?
• Konverentskõne pakkuja
• Konverentskõne erinevad hinnamudelid
• Mida konverentskõne tegelikult maksab?
• Mida vajate konverentskõne jaoks?
• Tüüpilised probleemid konverentskõnedega
• Kuidas saab telco kaudu vigu vältida?
• Moderaatori ülesanded ja funktsioon
• Kuidas töötab mobiiltelefoniga konverentskõne?

Konverentskõne on ideaalne vahend professionaalsete küsimuste hõlpsaks, kiireks ja soodsaks arutamiseks rohkem kui kahe inimesega - olgu see siis projektid või esitlused. Selleks ei ole vaja liiga suuri tehnilisi jõupingutusi. Kaasaegse "Telco" jaoks piisab lihtsast telefonist või mobiiltelefonist. Konverentskõne jaoks on siiski mõned olulised reeglid, millele peaksite eelnevalt tähelepanu pöörama. Meie kontroll-loendid näitavad teile, millised ...

Mis on konverentskõne?

Telefonikonverentsid või nn konverentskõned on koosolekud, kus te ainult kuulete, kuid te ei näe üksteist. Telefonikonverentsi mõistet - tuntud ka lühendi Telko või TK all - kasutatakse tavaliselt rohkem kui kahe osalejaga telefonikõnede jaoks. Kolm kuni neli osalejat räägib üks kolmepoolsest või neljasuunalisest konverentsist. Kõik, mis osalejate osas sellest kaugemale läheb, on vaid telco. Lisaks tehakse telefonikonverentsidel vahet ühenduse tüübi järgi:

• Sissehelistamisprotseduur
  Osalejad helistavad konverentsile iseseisvalt - varustatud vastavate juurdepääseandmetega - ja peavad end PIN-koodiga autentima.
• Väljahelistamismenetlus
  Osalejatele helistab telekommunikatsiooni pakkuja operaator või korraldaja ja konverents on "tõmmatud". Kuigi protsess on mugavam, on see ka korraldajale kallim, kuna tema kanda on ka kõik liitumistasud.

Kuidas konverentskõne töötab?

Konverentskõne saab kiiresti sisse seada ja rakendada. Vahepeal on Internetis arvukalt - mõnel juhul tasuta - Telco pakkujaid (selle kohta lisateavet järgmises osas). Suuri eeldusi ei pea täitma.

Kaasaegset telefonisüsteemi pole vaja. Telekohtumiseks on vaja ainult lihtsat telefoni või mobiiltelefoni. Nii et kui soovite alustada kolme või enama osalejaga konverentskõnet, vajate ainult kolme lihtsat sammu:

• Registreerige konverentskõne
  Konverentskõne algatamiseks peate konverentskõne registreerima valitud pakkuja juures. See registreerimine on tavaliselt vajalik ainult üks kord ja tavaliselt on see juba telekommunikatsiooniteenuse pakkuja veebisaidil võimalik. Selleks vajate tavaliselt ainult nime ja e-posti aadressi (tasuta pakkujad saavad neid kaubanduslikult kasutada) - või arveldusaadressi (tasuliste telekommunikatsiooniteenuste pakkujate jaoks).
• Juurdepääsuandmete edastamine
  Tavaliselt määratakse teile nn konverentskõne tuba. Kõik osalejad saavad hiljem sellesse virtuaalsesse tuppa helistada. Sel eesmärgil on konverentskõne ruumis kaheosaline pääsuvõti - telefoninumber (sissehelistamisnumber) ja konverentsi PIN-kood (sissehelistuskood, sissehelistamise PIN-kood või konverentsi PIN-kood). Andmete abil saavad kõik oma telefoni, iPhone'i või muu nutitelefoniga kõikjalt sisse helistada.
• Alustage konverentskõnet
  Kui kõigil osalejatel on number ja PIN-kood, võite alustada. Pange aeg kokku, helistage sisse ja alustage konverentskõnet. Tavaliselt võtab ruumi sisenemine vähemalt kaks osalejat. Mõnel telekommunikatsiooniteenuse pakkujal on nn konverentsiliider - seda peamiselt turvalisuse huvides. Tal on oma konverentsijuhi PIN-kood ja see on ka see, kes võimaldab konverentskõnet kõigile. Seni kuulevad ülejäänud osalejad muusikat sageli ainult ootel.

Konverentskõne pakkuja

Kodu- või kontoritelefonilt saabuv kõne ühendab teid ainult ühe teise inimesega. Rohkem kui kahe osalejaga konverentskõne jaoks peate seetõttu kasutama konkreetset pakkujat või tarkvara.

Millise valite, sõltub ühelt poolt teie ootustest või pakkuja nõudmistest - teisest küljest muidugi pakkumise hinnast. Tutvustame teile erinevaid pakkujaid, kellega saate konverentskõnesid pidada:

• Saksamaa konverentskõne
  Pakkuja deutsche-telefonkonferenz.de reklaamib "100% tasuta konverentskõne" abil. Nii et te ei pea maksma lisatasusid, peate maksma ainult lauatelefoni kõne eest. Pärast registreerumist saate juurdepääsuandmed e-posti teel ja saate kohe alustada. Konverentsi osalejate arv ja kestus on piiramatud.
• SmartConference
  Kas kasutate palju konverentskõnesid, regulaarsete kohtumiste, klientidega kohtumiste või meeskonnas töötamise jaoks? Seejärel saate pakkuja SmartConference abil välja võtta 9,90 kuutellimuse. Selle kindla hinnaga saab Telkoga liituda kuni 5 osalejat. Suuremate gruppide jaoks on kallimad tariifid kuni 25 osalejale.
• Whatsapp
  Võimalikud on mitte ainult lühisõnumid, vaid ka telefonikonverentsid Whatsappi kaudu. Rakenduses saate hõlpsasti luua grupikõne ja lisada kuni seitse oma kontakti. Lihtne, kiire ja tasuta. Ideaalne erakasutajatele, kuid mõne ettevõtte jaoks pole see variant piisavalt professionaalne. Lisaks peate muidugi olema Whatsappi kaudu kõigi osalejatega ühendatud.
• Skype
  Microsofti teenus Skype pakub rühmakõnede jaoks ka funktsiooni. Selleks peate oma kontaktide või otsingu abil lisama soovitud osalejad gruppi. Kui see on loodud, saate alustada grupikõnet. Kui kõik osalejad kasutavad Skype'i tarkvara, on seda tüüpi konverentskõne tasuta.
• Telekomi ärikonverents
  Deutsche Telekom pakub oma telefonikonverentsiteenust, mis võimaldab nii lihtsat telekommunikatsiooni kui veebikonverentsi. Lisaks vestlusele saab ka dokumente jagada või näidata esitlusi. Kasutamise järgi arvete esitamisel on kulud osaleja kohta umbes 10 senti minutis. 30-minutine konverentskõne 5 osalejaga maksaks umbes 15 eurot. Kuid on ka kindla maksumääraga mudeleid erineva arvu osalejate jaoks.
• Meebl
  Meeble reklaamib mitut punkti: tasuta, pole registreerimist, reklaami ja rämpsposti. Kõik, mida peate tegema, on sisestada oma e-posti aadress ja kuvatav kood - konverentskõne ruum on seadistatud ja seda saab kasutada. Saate tasuta sissehelistamisnumbrid Saksamaalt, Austriast ja Šveitsist. Kui soovite teenust toetada, saate vabatahtlikult tasulise numbri valida.

Muud (osaliselt tasulised) pakkujad tähestikulises järjekorras ilma hinnanguta: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, TalkYoo, Tonyfonferon Häälkoosolek, Woopla.

Konverentskõne erinevad hinnamudelid

Vaatamata erinevate pakkujate suurele valikule saab hinnamudelid jagada vaid kahte kategooriasse. Sobiva lahenduse valimisel saate valida nende (ja seotud pakkuja) vahel:

• Kasutamisel põhinev arveldus
  Maksmine toimub siin minuti ja osaleja kohta. Pakkujad mõõdavad täpselt, kui palju osalejaid konverentskõnesse valiti ja kui pikaks ajaks. Korrutades nimetatud tariifiga, saadakse arve summa.
• Kindel määr tellimusega
  Fikseeritud hind konverentskõnesideks kulutada nii tihti ja nii kaua kui soovite. Liitumishinna suurus põhineb osalejate arvul. Kuni 7 kasutajaga kõnede puhul umbes 10 eurot kuus.

Parim on välja töötada, milline variant on teie jaoks väärt. Pika kestusega sagedased telefonikonverentsid ja paljud osalejad on esimeses variandis oluliselt kallimad. Teisest küljest, kui kutsute teid vaid harva väikestesse gruppidesse telekasse, maksate kindla maksumääraga liiga palju.

Mida konverentskõne tegelikult maksab?

Paljud pakkujad reklaamivad, et nende konverentskõned on tasuta - lähemal vaatlusel ei ole see sageli päris tõsi: kas osalejate arv on piiratud või on esimene samm - registreerimine - tasuta. Isegi kui lepingulisi kohustusi või igakuiseid kulusid pole, on konverentskõne ajal kõneaja eest tavaliselt madalad tasud minutis.

Millised kulud tekivad, sõltub ka sellest, kust vastavad abonendid valivad tee võrku. Reeglina tasub iga osaleja Saksamaa lauatelefonivõrguga liitumise kulud. Need sõltuvad vastavast telefoniteenuse pakkujast: Kui teil on Saksamaa lauatelefonivõrgus kindel määr, ei pea te eraldi tasusid maksma;

Mõeldavad on aga ka välismaalt pärit osalejad, kellel pole Saksamaa lauatelefonivõrgu jaoks eritingimusi. Olenevalt pakkujast on konverentsijuhil võimalus arvestada kõigi jaoks telefonikonverentside tasudega. Sellistel juhtudel võetakse seejärel vastav tellimus.

Mida vajate konverentskõne jaoks?

Enne õige konverentskõne pakkuja valimist peaksite konverentskõne enda kohta mõned ametlikud mõtted tegema. Need kriteeriumid mõjutavad pakkuja valikut ja seega ka konverentskõne kulusid:

• Osalejate arv: Kui palju osalejaid telekast osa võtab?
• Päritolu: Kas välismaalt helistajad valivad sisse?
• Kulud: Kes maksab konverentskõne tasusid?
• Lisafunktsioonid: Kas vajate selliseid teenuseid nagu veebi juhtimine (paralleelsete esitluste jaoks) või salvestusfunktsioon?

Reeglina piisab standardiseeritud konverentskõnedest ja teenusepakkujatest kuni kümne osaleja jaoks. Sellest hoolimata peaksite pöörama erilist tähelepanu helistajate rahvusvahelisusele ja osalejate arvu piiramisele, vastasel juhul võib see kiiresti kalliks minna.

Tüüpilised probleemid konverentskõnedega

Vaatamata lihtsale tehnoloogiale võivad konverentskõnes asjad valesti minna. Levinumad probleemid on:

• Valimisraskused
  Konverentskõnes on sageli vähemalt üks inimene, kes ei suuda sisse valida - kas seetõttu, et juurdepääseandmed on valed (või on valesti märgitud) või seetõttu, et kasutatav tarkvara (näiteks Skype'i puhul) on aegunud.
• ühendus
  Keegi ei saa selle vastu midagi teha, kuid on tüütu, kui osalejad lendavad korduvalt konverentskõnesest välja ja peavad näiteks kehva (raadio) ühenduse tõttu uuesti sisse helistama.
• Taustamüra
  Kui osalejad kuulavad muusikat taustal, aken on avatud või osalejad on lihtsalt unustanud vaigistamisnuppu vajutada, kui nad kontoris teise inimesega vestlevad, on see äärmiselt tüütu.
• Kõnedistsipliin
  Kuna keegi üksteist ei näe, puudub mitteverbaalne suhtlus, mis annaks märku näiteks sellest, kellel on järgmisena sõna. Mõju: raske on koordineerida, kes millal räägib. Kas kõik vastavad ühele küsimusele korraga või mitte ükski.

Kuidas saab telco kaudu vigu vältida?

Allpool pakume teile ka tasuta allalaaditava PDF-dokumendi, mis sisaldab palju näpunäiteid telefonikonverentside ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks. See väldib tüütuid äpardusi ja aitab kaasa konverentskõne õnnestumisele.

Vigade vältimiseks laadige alla

Moderaatori ülesanded ja funktsioon

Moderaatorina on teil konverentskõne ajal eriline roll. Nad toovad rääkimiseks korralduse. Teie vastutate järgmiste ülesannete eest:

• avamine
  Tervitate kõiki kohalviibijaid. Nad selgitavad, miks telekommunikatsioon toimub ja millest see järgmisel kursusel räägib.
• osalejate tutvustus
  Kui see pole tavaline konverentskõne või kui on uusi osalejaid, peaksite meeldiva aruteluõhkkonna loomiseks kõiki üksteisele tutvustama.
• kooskõlastamine
  Teie peamine ülesanne on üksikute kõnede koordineerimine ja arutelu juhtimine. Kõige lihtsam on anda osalejatele sõna (ja võtta see tagasi).
• aeg
  Hoidke silma peal, et konverentskõne aeg ei ületaks. Veenduge, et ka päevakava on läbi töötatud.
• Kokkuvõte
  Moderaator sulgeb konverentskõne. Lõpus peaksite kokku võtma tulemused, visandama järgmised sammud ja näitama, millal järgmine kohtumine toimub.

Kuidas töötab mobiiltelefoniga konverentskõne?

Põhimõtteliselt ei tööta mobiiltelefoni või iPhone'i abil toimuvad konverentskõned teistmoodi kui teised. Ennekõike peate veenduma, et teie mobiiltelefonil on piisavalt aku kasutusaega - pikemad kõned nutitelefonis on sageli lausa energiakandjad. Samuti peaksite eelnevalt veenduma, et teie mobiiltelefonileping sisaldab fikseeritud määra tavatelefonivõrgule. See on ainus viis hoida konverentskõne teie jaoks tõeliselt tasuta.

Mobiiltelefoniga konverentskõne ajal Eriti soovitatavad on sellised rakendused nagu WhatsApp Messenger-teenus. Nii iPhone'i kasutajad kui ka Androidi nutitelefoni omanikud saavad sama lihtsalt ilma täiendavate rakendusteta hakkama, kuna nende mobiiltelefon sisaldab tavaliselt seda funktsiooni. Põhimõte on identne: kõigepealt peate helistama kellelegi, kes peab teie kõne vastu võtma, et saaksite plussmärgiga telefonisümboli kaudu täiendavaid osalejaid lisada. Pange tähele: kõik osalejad peavad olema salvestatud oma mobiiltelefonidesse. Lisaks katkestatakse konverentskõne katkestamise hetkel.